Protocollo di gestione del Canale Etico

Protocollo di gestione del Canale Etico

1. OGGETTO

Il presente Protocollo ha lo scopo di determinare le modalità operative da seguire per la gestione delle comunicazioni ricevute attraverso il Canale Etico di EPSILON TECHNOLOGIES S.L., in conformità con la normativa legale vigente e il regolamento interno aziendale. È possibile accedere al Canale Etico tramite il seguente link: https://canaldedenuncias.escura.com/#/submission?context=cb3afd21-f01f-4c14-95f5-3b6b58b5db70 .

Se si desidera consultare lo stato di una comunicazione, è possibile accedere al seguente link: https://canaldedenuncias.escura.com/#/

2. DEFINIZIONI

Canale Etico: canale di comunicazione che consente a un’entità di ricevere segnalazioni di violazioni da parte di persone interne e/o esterne all’organizzazione.

Denunciante: persona fisica che comunica informazioni su violazioni ottenute nell’ambito della propria attività lavorativa.

Ritorsione: qualsiasi azione o omissione, diretta o indiretta, che abbia luogo in un contesto lavorativo e che sia motivata da una comunicazione interna e che causi o possa causare un danno ingiustificato all’informatore.

Responsabile del Sistema: persona responsabile della ricezione e della gestione delle comunicazioni ricevute attraverso il Canale Etico di EPSILON TECHNOLOGIES S.L.

3. COSA SI PUÒ COMUNICARE?

 Attraverso il Canale Etico è possibile comunicare: a) qualsiasi azione o omissione che possa costituire una violazione del diritto dell’Unione Europea, a condizione che:

· rientrino nell’ambito di applicazione degli atti dell’Unione Europea elencati nell’allegato della Direttiva (UE) 2019/1937 del Parlamento Europeo e del Consiglio, del 23 ottobre 2019, relativa alla protezione delle persone che segnalano violazioni del diritto dell’Unione;

· incidano sugli interessi finanziari dell’Unione Europea.

· incidano sul mercato interno, comprese le violazioni delle norme dell’Unione europea in materia di concorrenza e di aiuti concessi dagli Stati, nonché le violazioni relative al mercato interno in relazione ad atti che violano le norme in materia di imposta sulle società o a pratiche volte a ottenere un vantaggio fiscale che snatura l’oggetto o la finalità della relativa normativa; b) Azioni o omissioni che possano costituire un reato penale o un’infrazione amministrativa grave o molto grave (ad esempio: molestie sessuali).

Il Canale sarà il mezzo preferenziale per segnalare le azioni o omissioni sopra elencate. Qualora un membro di EPSILON TECHNOLOGIES S.L. comunichi verbalmente un’infrazione al proprio superiore gerarchico, dovrà comunque riportare i fatti a conoscenza del Responsabile del Sistema attraverso il Canale Etico. La mancata comunicazione di una violazione attraverso il Canale Etico potrebbe essere interpretata come una violazione della buona fede contrattuale e come indisciplina o disobbedienza sul lavoro da parte del lavoratore in questione, con conseguente sanzione disciplinare ai sensi del contratto collettivo applicabile e dello Statuto dei Lavoratori.

 

4. CHI PUÒ COMUNICARE?

Il Canale può essere utilizzato da:

– persone che hanno ottenuto informazioni su violazioni in un contesto lavorativo o professionale;

– dipendenti pubblici o lavoratori dipendenti;

– lavoratori autonomi;

– azionisti, soci e persone appartenenti all’organo di amministrazione, direzione o controllo, compresi i membri non esecutivi;

– qualsiasi persona che lavori per o sotto la supervisione e la direzione di appaltatori, subappaltatori e fornitori di EPSILON TECHNOLOGIES S.L.

Allo stesso modo, potranno utilizzarlo anche coloro che comunicano o rivelano pubblicamente informazioni su violazioni ottenute nell’ambito di un rapporto di lavoro o statutario già concluso, volontari, tirocinanti, lavoratori in periodi di formazione (indipendentemente dal fatto che percepiscano o meno una retribuzione), nonché coloro il cui rapporto di lavoro non sia ancora iniziato, nei casi in cui le informazioni sulle violazioni siano state ottenute durante il processo di selezione o di negoziazione precontrattuale.

 

5. MISURE DI PROTEZIONE

Le persone che comunicano o rivelano violazioni attraverso il Canale Etico hanno diritto alla protezione, a condizione che sussistano le seguenti circostanze:

a) abbiano motivi ragionevoli per ritenere che le informazioni fornite siano veritiere al momento della comunicazione o della rivelazione, anche se non forniscono prove conclusive, e che tali informazioni rientrino nell’ambito di applicazione materiale; oppure

b) la comunicazione o la rivelazione sia stata effettuata in conformità ai requisiti previsti dalla Legge spagnola 2/2023, del 20 febbraio, che regola la protezione delle persone che segnalano violazioni normative e la lotta contro la corruzione.

Sono escluse dal diritto alla protezione le persone che comunicano o rivelano:

a) informazioni contenute in comunicazioni respinte dal Canale:

– quando i fatti sono manifestamente infondati;

– quando i fatti non costituiscono un’infrazione amministrativa grave o molto grave o un reato penale;

– quando la comunicazione è manifestamente infondata o esistono indizi ragionevoli che essa sia stata ottenuta mediante la commissione di un reato. In quest’ultimo caso, oltre all’inammissibilità, i fatti costituenti reato saranno deferiti alla Procura della Repubblica;

– le informazioni non contengano elementi nuovi e significativi sulle infrazioni rispetto a una comunicazione precedente per la quale siano state concluse le relative procedure, a meno che non sussistano nuove circostanze che giustifichino un seguito diverso;

– le informazioni riguardino denunce su conflitti interpersonali;

– le informazioni siano già completamente disponibili al pubblico o si tratti di mere voci.

Non sarà tollerata alcuna forma di ritorsione nei confronti dell’informatore che decida di avvalersi in buona fede del Canale Etico; potranno essere sanzionati solo gli usi impropri di quest’ultimo, quali la presentazione di comunicazioni false, infondate e/o finalizzate esclusivamente a calunniare, diffamare o arrecare danno a terzi. A tal fine, EPSILON TECHNOLOGIES SL si riserva il diritto di adottare le misure appropriate contro chiunque compia atti di ritorsione nei confronti di un informatore.

Si considerano come ritorsioni, a titolo esemplificativo:

– la sospensione del contratto di lavoro, il licenziamento o la cessazione del rapporto di lavoro o statutario, compreso il mancato rinnovo o la risoluzione anticipata di un contratto di lavoro temporaneo una volta superato il periodo di prova, o la risoluzione anticipata o l’annullamento di contratti di beni o servizi, l’imposizione di qualsiasi misura disciplinare; – la degradazione o il rifiuto di promozioni e qualsiasi altra modifica sostanziale delle condizioni di lavoro e la mancata conversione di un contratto di lavoro temporaneo in uno a tempo indeterminato, nel caso in cui il lavoratore avesse legittime aspettative di vedersi offrire un lavoro a tempo indeterminato. Tali misure possono essere adottate nell’esercizio regolare del potere direttivo ai sensi della legislazione sul lavoro o della normativa che disciplina lo statuto dei dipendenti pubblici, per circostanze, fatti o infrazioni comprovati, e indipendentemente dalla presentazione della comunicazione.

– Danni, compresi quelli alla reputazione, o perdite economiche, coercizioni, intimidazioni, molestie o ostracismo.

– Valutazioni o referenze negative relative alle prestazioni lavorative o professionali.

– Inserimento in liste nere o diffusione di informazioni in un determinato settore che rendano difficile o impediscano l’accesso al lavoro o l’assegnazione di lavori o servizi.

– Rifiuto o revoca di una licenza o di un permesso.

– Rifiuto di formazione.

– Discriminazione o trattamento sfavorevole ingiusto.

La persona informante che ritenga di aver subito una qualsiasi forma di ritorsione a seguito della comunicazione effettuata attraverso il Canale Etico dovrà darne comunicazione al Responsabile del Sistema, che analizzerà il caso e deciderà se sia necessario adottare misure adeguate per correggere la situazione.

Il divieto di ritorsioni non impedisce l’applicazione di misure disciplinari qualora si accerti che la comunicazione sia stata formulata in modo manifestamente falso e con l’intento di arrecare un danno a un terzo.

 

6. PROCEDURA D’AZIONE

6.1. Presentazione

La comunicazione attraverso il Canale dovrà includere, ove possibile, una descrizione dettagliata dei fatti accaduti e delle modalità con cui l’informatore ne è venuto a conoscenza, la data e il luogo in cui si è verificato il fatto, i nomi e le qualifiche delle persone coinvolte o elementi che possano consentirne l’identificazione, i nomi di altre persone che possano fornire informazioni sui fatti oggetto della comunicazione e il riferimento a qualsiasi documento che possa confermare il verificarsi dei fatti comunicati.

6.2. Ricezione e valutazione

Il Responsabile del Sistema di EPSILON TECHNOLOGIES S.L., Josefa Forgas Peralta, è la persona incaricata di ricevere e gestire le comunicazioni pervenute attraverso il Canale Etico, garantendo la massima indipendenza e imparzialità nell’esercizio di tali funzioni, nonché la riservatezza delle informazioni comunicate.

Al momento della ricezione di una comunicazione, ne verrà data conferma all’informatore entro un termine massimo di 7 (sette) giorni lavorativi.

Successivamente, il Responsabile del Sistema effettuerà un esame preliminare per verificare la fondatezza, la sufficienza e la verosimiglianza dei fatti comunicati, al fine di stabilire se possano essere considerati una “violazione” suscettibile di essere comunicata attraverso il Canale, in conformità con quanto stabilito nel presente Protocollo, oppure se tale comunicazione debba essere respinta.

Nel caso in cui la comunicazione riguardi personalmente il Responsabile del Sistema e lo ponga in una situazione di conflitto di interessi, questi si asterrà dal partecipare al processo di gestione della comunicazione. Di conseguenza, il caso sarà affidato a un nuovo responsabile.

Se nella comunicazione si riscontrano difetti formali o materiali, all’informatore sarà concesso un termine di 10 (dieci) giorni lavorativi per sanare il difetto in questione. Se il Responsabile del Sistema ritiene che le informazioni comunicate siano insufficienti, chiederà all’informatore di integrarle entro il termine stabilito, specificando gli aspetti concreti da integrare.

Una volta effettuato l’esame preliminare della comunicazione, mediante la redazione di un verbale motivato, il Responsabile del Sistema:

a) accetterà la comunicazione e comunicherà all’informatore le misure previste o adottate per gestirla e i motivi di tali misure.

b) rifiuterà la comunicazione e procederà al suo immediato archiviazione quando:

· i fatti segnalati non siano considerati “infrazioni” suscettibili di essere comunicate attraverso il Canale Etico;

· alla scadenza del termine concesso, l’informatore non abbia ottemperato alle richieste del Responsabile del Sistema di correggere o integrare il contenuto della comunicazione;

· i fatti comunicati siano già oggetto di indagine;

· la comunicazione sia considerata irrilevante o inammissibile.

Una volta ammessa la comunicazione, il Responsabile del Sistema la registrerà, indicando i seguenti elementi:

– numero identificativo della comunicazione;

– data di ricezione e data di conferma di ricezione;

– sintesi dei fatti;

– relazione finale dell’indagine interna, se del caso;

– risoluzione della comunicazione.

6.3. Indagine interna e risoluzione

In base all’esito dell’esame preliminare, il Responsabile del Sistema determinerà se è necessario avviare un’indagine interna o se, al contrario, la risoluzione della comunicazione non richiede l’adozione di tale provvedimento.

Nel caso in cui si renda necessaria un’indagine interna, questa includerà tutte le misure necessarie per chiarire i fatti comunicati e identificare i responsabili, nel pieno rispetto della formalità di dare udienza alle parti coinvolte e dei loro diritti fondamentali. La presente fase comprenderà, a titolo esemplificativo e non esaustivo, lo svolgimento di colloqui con le persone coinvolte, la raccolta di prove documentali e/o videografiche, la verifica dei registri pubblici e altri accertamenti.

In ogni caso, la persona interessata sarà informata delle azioni o omissioni che le vengono attribuite e avrà il diritto di essere ascoltata nel corso dell’indagine, con registrazione a verbale delle sue dichiarazioni.

La risoluzione della comunicazione avverrà entro un termine ragionevole, che non potrà essere superiore a tre (3) mesi dalla data di ricevimento (prorogabile a sei (6) mesi in caso di particolare difficoltà).

La risoluzione adottata dal Responsabile del Sistema sarà comunicata sia alla parte informante che alla parte interessata. Qualora i fatti comunicati siano punibili, e a condizione che il trasgressore sia un dipendente dell’organizzazione, sarà applicata la sanzione disciplinare prevista dal contratto collettivo applicabile.

Qualora si ritenga che i fatti oggetto dell’indagine possano costituire reato, le informazioni saranno immediatamente trasmesse alla Procura della Repubblica. Inoltre, qualora i fatti ledano gli interessi finanziari dell’Unione europea, le informazioni saranno trasmesse alla Procura europea.

 

7. CANALE DI INFORMAZIONE ESTERNO.

Chiunque può segnalare all’Autorità Indipendente per la Protezione degli Informatori (di seguito A.A.I.) o alle autorità o agli organi autonomi competenti qualsiasi azione o omissione di cui al secondo paragrafo del presente documento.

In tal caso, si fornisce il seguente link dell’Ufficio Antifrode della Catalogna, in qualità di A.A.I. della Comunità Autonoma della Catalogna, luogo in cui la sede legale di EPSILON TECHNOLOGIES SL. è domiciliata:

https://denunciesanonimes.antifrau.cat/#/?lang=es

 

 

8. RISERVATEZZA.

Chiunque presenti una comunicazione o effettui una rivelazione pubblica ha il diritto di salvaguardare la propria identità.

In caso di rivelazione dell’identità dell’informatore, la stessa potrà essere comunicata solo all’autorità giudiziaria, al pubblico ministero o all’autorità amministrativa competente nell’ambito di un’indagine penale, disciplinare o sanzionatoria. In tal caso, l’informatore sarà informato della rivelazione della sua identità prima della stessa, a meno che tale informazione possa compromettere l’indagine o il procedimento giudiziario.

Si sottolinea che, quando la comunicazione dell’informatore avviene attraverso canali diversi da quelli stabiliti o a membri del personale che non sono responsabili del trattamento, il destinatario è tenuto a trasmettere la comunicazione al Responsabile del Sistema nel più breve tempo possibile. Il mancato rispetto di questa misura può costituire una grave violazione.

 

9. PROTEZIONE DEI DATI PERSONALI.

I dati oggetto del trattamento saranno conservati solo per il tempo necessario a decidere se avviare un’indagine sui fatti denunciati.

Qualora si accerti che le informazioni fornite o parte di esse non sono veritiere, le stesse saranno cancellate immediatamente, a meno che la mancanza di veridicità non costituisca un reato penale; in tal caso, le informazioni saranno conservate per il tempo necessario allo svolgimento del procedimento giudiziario.

In ogni caso, trascorsi tre mesi dal ricevimento della comunicazione senza che siano state avviate azioni investigative, i dati saranno cancellati, a meno che lo scopo della conservazione sia quello di lasciare traccia del funzionamento del sistema. Le comunicazioni che non hanno avuto seguito saranno conservate in forma anonima e non sarà applicabile l’obbligo di blocco previsto dall’articolo 32 della Legge Organica 3/2018, del 5 dicembre.

Responsabile del trattamento: EPSILON TECHNOLOGIES S.L.

Finalità: utilizziamo i vostri dati per rispondere alle comunicazioni pervenute tramite il Canale Etico e per poter emettere una risoluzione.

Legittimazione: il trattamento è necessario per l’adempimento di un obbligo legale che riguarda il responsabile del trattamento.

I vostri dati saranno trattati dal Responsabile del Sistema, dal Dipartimento di Risorse Umane, qualora fosse necessario adottare misure disciplinari nei confronti di un lavoratore, dai servizi legali, dai responsabili del trattamento eventualmente designati e dal Responsabile della protezione dei dati. Il trattamento dei dati da parte di altre persone o la loro comunicazione a terzi sarà lecito quando necessario per l’adozione di misure correttive all’interno dell’ente o per l’avvio di procedimenti sanzionatori o penali, se del caso.

Diritti: avete il diritto di accedere, rettificare, cancellare, opporvi, limitare e richiedere la portabilità dei vostri dati personali. Qualora la persona cui si riferiscono i fatti riportati nella comunicazione o cui si riferisce la divulgazione pubblica eserciti il diritto di opposizione, si presume, salvo prova contraria, che sussistano motivi legittimi e urgenti che legittimano il trattamento dei suoi dati personali.