Protocolo de gestión del Canal Ético

1. OBJETO

El presente Protocolo tiene como objeto determinar la operativa a seguir a efectos de gestionar las comunicaciones recibidas a través del Canal Ético de EPSILON TECHNOLOGIES S.L. conforme a la normativa legal vigente y la normativa interna corporativa.

Puede acceder al Canal Ético a través del siguiente enlace: https://canaldedenuncias.escura.com/#/submission?context=cb3afd21-f01f-4c14-95f5-3b6b58b5db70

En caso de querer consultar el estado de la comunicación puede accederse al siguiente enlace: https://canaldedenuncias.escura.com/#/

2. DEFINICIONES

  • Canal Ético: vía de comunicación que habilita una entidad para que las personas internas y/o externas a la organización comuniquen la comisión de infracciones.
  • Informante: persona física que comunica información sobre infracciones obtenida en el contexto de su actividad.
  • Represalia: toda acción u omisión, directa o indirecta, que tenga lugar en un contexto laboral, que esté motivada por una comunicación interna y que cause o pueda causar perjuicios injustificados al informante.
  • Responsable del Sistema: persona responsable de la recepción y gestión de las comunicaciones recibidas a través del Canal Ético de EPSILON TECHNOLOGIES S.L.

3. ¿QUÉ SE PUEDE COMUNICAR?

Se podrán comunicar a través del Canal Ético:

a) Cualesquiera acciones u omisiones que puedan constituir infracciones del Derecho de la Unión Europea siempre que:

  • Entren dentro del ámbito de aplicación de los actos de la Unión Europea enumerados en el anexo de la Directiva (UE) 2019/1937 del Parlamento Europeo y del Consejo, de 23 de octubre de 2019, relativa a la protección de las personas que informen sobre infracciones del Derecho de la Unión;
  • Afecten a los intereses financieros de la Unión Europea; o
  • Incidan en el mercado interior, incluidas las infracciones de las normas de la Unión Europea en materia de competencia y ayudas otorgadas por los Estados, así como las infracciones relativas al mercado interior en relación con los actos que infrinjan las normas del impuesto sobre sociedades o con prácticas cuya finalidad sea obtener una ventaja fiscal que desvirtúe el objeto o la finalidad de la legislación aplicable al impuesto sobre sociedades.

b) Acciones u omisiones que puedan ser constitutivas de infracción penal o administrativa grave o muy grave (ej.: acoso sexual).

El Canal será el cauce preferente para informar sobre las acciones u omisiones enumeradas anteriormente. En caso de que un miembro de EPSILON TECHNOLOGIES S.L. comunicara verbalmente una infracción a su superior jerárquico, deberá igualmente poner los hechos en conocimiento de la persona Responsable del Sistema a través del Canal Ético.

La no comunicación de una infracción a través del Canal Ético podría entenderse como una transgresión de la buena fe contractual y una indisciplina o desobediencia en el trabajo por parte de la persona trabajadora en cuestión, sancionándose disciplinariamente dicha conducta conforme al convenio colectivo de aplicación y al Estatuto de los Trabajadores.

4. ¿QUIÉN PUEDE COMUNICAR?

El Canal podrá utilizarse por parte de aquellas personas que hayan obtenido información sobre infracciones en un contexto laboral o profesional, comprendiendo en todo caso:

  • personas que tengan la condición de empleados públicos o trabajadores por cuenta ajena;
  • autónomos;
  • accionistas, partícipes y personas pertenecientes al órgano de administración, dirección o supervisión, incluidos los miembros no ejecutivos; y
  • cualquier persona que trabaje para o bajo la supervisión y la dirección de contratistas, subcontratistas y proveedores de EPSILON TECHNOLOGIES S.L.

Asimismo, también lo podrán utilizar aquellas personas que comuniquen o revelen públicamente información sobre infracciones obtenidas en el marco de una relación laboral o estatutaria ya finalizada, voluntarios, becarios, personas trabajadoras en periodos de formación (con independencia de que perciban o no una remuneración), así como aquellos cuya relación laboral todavía no haya comenzado, en los casos en que la información sobre infracciones haya sido obtenida durante el proceso de selección o de negociación precontractual.

5. MEDIDAS DE PROTECCIÓN

Las personas que comuniquen o revelen infracciones a través del Canal Ético tendrán derecho a protección, siempre que concurran las circunstancias siguientes:

a) Tengan motivos razonables para pensar que la información aportada es veraz en el momento de la comunicación o revelación, aun cuando no aporten pruebas concluyentes, y que la citada información entra dentro del ámbito material de aplicación; o

b) La comunicación o revelación se haya realizado conforme a los requerimientos previstos en la Ley 2/2023, de 20 de febrero, reguladora de la protección de las personas que informen sobre infracciones normativas y de lucha contra la corrupción.

Quedan excluidas del derecho a protección aquellas personas que comuniquen o revelen:

a) Informaciones contenidas en comunicaciones que hayan sido inadmitidas por el Canal:

  • Cuando los hechos carezcan de toda verosimilitud;
  • Cuando los hechos no sean constitutivos de infracción administrativa grave o muy grave o infracción penal;
  • Cuando la comunicación carezca manifiestamente de fundamento o existan indicios racionales de haberse obtenido mediante la comisión de un delito. En este último caso, además de la inadmisión, se remitirán al Ministerio Fiscal los hechos constitutivos de delito; y
  • Cuando la información no contenga información nueva y significativa sobre infracciones en comparación con una comunicación anterior respecto de la cual han concluido los correspondientes procedimientos, a menos que se den nuevas circunstancias que justifiquen un seguimiento distinto.

b) Informaciones vinculadas a reclamaciones sobre conflictos interpersonales.

c) Informaciones que ya estén completamente disponibles para el público o que sean meros rumores.

No se tolerará la adopción de ningún tipo de represalia contra el informante que decida hacer uso del Canal Ético de buena fe, pudiéndose únicamente sancionar un uso indebido de este último consistente en la interposición de comunicaciones falsas, infundadas y/o únicamente con el propósito de calumniar, difamar o perjudicar a terceros. A tal efecto, EPSILON TECHNOLOGIES SL se reserva el derecho de adoptar las medidas apropiadas contra cualquier persona que adopte actos de represalia contra un informante.

Se entenderán por represalias, a modo ejemplificativo:

  • Suspensión del contrato de trabajo, despido o extinción de la relación laboral o estatutaria, incluyendo la no renovación o la terminación anticipada de un contrato de trabajo temporal una vez superado el período de prueba, o terminación anticipada o anulación de contratos de bienes o servicios, imposición de cualquier medida disciplinaria, degradación o denegación de ascensos y cualquier otra modificación sustancial de las condiciones de trabajo y la no conversión de un contrato de trabajo temporal en uno indefinido, en caso de que el trabajador tuviera expectativas legítimas de que se le ofrecería un trabajo indefinido; salvo que estas medidas se llevaran a cabo dentro del ejercicio regular del poder de dirección al amparo de la legislación laboral o reguladora del estatuto del empleado público correspondiente, por circunstancias, hechos o infracciones acreditadas, y ajenas a la presentación de la comunicación.
  • Daños, incluidos los de carácter reputacional, o pérdidas económicas, coacciones, intimidaciones, acoso u ostracismo.
  • Evaluación o referencias negativas respecto al desempeño laboral o profesional.
  • Inclusión en listas negras o difusión de información en un determinado ámbito sectorial, que dificulten o impidan el acceso al empleo o la contratación de obras o servicios.
  • Denegación o anulación de una licencia o permiso.
  • Denegación de formación.
  • Discriminación o trato desfavorable o injusto.

La persona informante que considere que se ha tomado algún tipo de represalia en su contra como consecuencia de haber formulado una comunicación a través del Canal Ético deberá ponerlo en conocimiento de la persona Responsable del Sistema, quien analizará el caso y resolverá si es necesario adoptar medidas adecuadas para corregir la situación.

La prohibición de represalias no obstará a la aplicación de medidas disciplinarias en caso de constatarse que se ha formulado una comunicación manifiestamente falsa y para perjudicar a un tercero.

6. PROCEDIMIENTO DE ACTUACIÓN

6.1. Interposición

Siempre que resulte posible, la comunicación a través del Canal deberá incluir:

  • una descripción detallada de los hechos acontecidos y la forma en la que el informante ha tenido su conocimiento;
  • fecha y lugar en el que ha acontecido el hecho;
  • nombres y cargos de las personas implicadas o elementos que puedan permitir su identificación;
  • nombres de otras personas que puedan informar sobre los hechos objeto de la comunicación; y
  • referencia a cualquier documento que pueda confirmar que ocurrieron los hechos comunicados.

6.2. Recepción y evaluación

El Responsable del Sistema de EPSILON TECHNOLOGIES S.L., Josefa Forgas Peralta, es la persona encargada de recibir y gestionar las comunicaciones que se reciban a través del Canal Ético, garantizándose así la máxima independencia e imparcialidad en el ejercicio de dichas funciones, así como la confidencialidad de la información comunicada.

En el momento de recibir una comunicación, se procederá al acuse de recibo de la misma al informante en un plazo máximo de 7 días naturales a partir de su recepción.

Posteriormente, el Responsable del Sistema realizará un examen preliminar para verificar la entidad, suficiencia y verosimilitud de los hechos comunicados, determinando si los mismos pueden ser considerados como “infracción” susceptible de ser comunicada a través del Canal, de acuerdo con lo establecido en el presente Protocolo o, por contra, debe desestimarse dicha comunicación.

En el supuesto de que la comunicación afectase personalmente al Responsable del Sistema y lo situase en una situación de conflicto de intereses, éste se abstendrá de participar en el proceso de gestión de la comunicación. En consecuencia, se nombrará a un nuevo responsable para tratar el caso.

Si se detectase que la comunicación contiene defectos formales o materiales, se otorgará al informante un plazo de 10 días hábiles para subsanar el defecto en cuestión. Por otro lado, si el Responsable del Sistema considerara que la información comunicada es insuficiente, solicitará al informante que, en el citado plazo de tiempo, proceda a su ampliación, detallando los aspectos concretos que deban ser ampliados.

Realizado el examen preliminar de la comunicación, mediante el levantamiento de acta motivada, el Responsable del Sistema:

  • a) admitirá la comunicación y: se trasladará al informante las medidas previstas o adoptadas para gestionar su comunicación y sobre los motivos de dichas medidas.
  • b) inadmitirá la comunicación y procederá a su archivo inmediato cuando: 
    • los hechos reportados no sean considerados “infracción” susceptible de ser comunicada a través del Canal Ético;
    • superado el plazo concedido, el informante no haya observado los requerimientos del Responsable del Sistema de subsanación o ampliación del contenido de la comunicación;
    • los hechos comunicados ya estén siendo investigados; o
    • la comunicación es considerada no pertinente o improcedente;

Admitida la comunicación, el Responsable del Sistema la registrará, dejando constancia de los siguientes extremos:

  • Número identificativo de la comunicación;
  • Fecha de la recepción y acuse de recibo;
  • Resumen de los hechos;
  • Informe final de la investigación interna, en su caso; y
  • Resolución de la comunicación.

6.3. Investigación interna y resolución

Atendiendo al resultado del examen preliminar, el Responsable del Sistema determinará si es necesario incoar un procedimiento de investigación interna o si, por lo contrario, la resolución de la comunicación no requiere su adopción.

En caso de realizar una investigación interna, esta integrará cuantas diligencias se consideren necesarias para el esclarecimiento de los hechos comunicados y la identificación de los responsables, manteniéndose la formalidad de dar trámite de audiencia a las partes implicadas y siempre respetando sus derechos fundamentales. La presente fase integrará, pero no se limitará, a realizar entrevistas con las personas implicadas, recabar pruebas documentales y/o videográficas, verificación de registros públicos, entre otros.

En todo caso, se informará a la persona afectada de las acciones u omisiones que se le atribuyen, y tendrá derecho a ser oída en el proceso de investigación, dejándose en acta las aportaciones que realice.

La resolución de la comunicación se realizará en un plazo de tiempo razonable, que no podrá ser superior a tres (3) meses desde el acuse de recibo (ampliable a seis (6) meses al tratarse de un caso de especial dificultad).

La resolución realizada por el Responsable del Sistema se hará llegar tanto a la parte informante como a la parte afectada. Si se detectara que los hechos comunicados son punibles, y siempre que la persona infractora sea trabajadora de la organización, se aplicará la sanción disciplinaria de acuerdo a lo estipulado en el convenio colectivo de aplicación.

En caso de considerarse que los hechos objeto de investigación pueden ser constitutivos de delito, se remitirá la información al Ministerio Fiscal con carácter inmediato. Asimismo, en caso de que los hechos afecten a los intereses financieros de la Unión Europea, se remitirá a la Fiscalía Europea.

7. CANAL EXTERNO DE INFORMACIÓN.

Cualquier persona podrá informar ante la Autoridad Independiente de Protección del Informante (en adelante, A.A.I.), o ante las autoridades u órganos autonómicos correspondientes, de la comisión de cualquier acción u omisión incluidas en el apartado segundo del presente documento.

En este caso, se facilita el siguiente enlace de la Oficina Antifraude de Cataluña, como A.A.I. de la Comunidad Autónoma de Catalunya, lugar en el cual EPSILON TECHNOLOGIES SL. tiene su domicilio social: https://denunciesanonimes.antifrau.cat/#/?lang=es

8. CONFIDENCIALIDAD.

Cualquier persona que presente una comunicación o lleve a cabo una revelación pública tiene derecho a salvaguardar su identidad.

En caso de revelarse la identidad del informante, la misma solamente se podrá comunicar a la Autoridad Judicial, al Ministerio Fiscal o a la autoridad administrativa competente en el marco de una investigación penal, disciplinaria o sancionadora. En este caso, se comunicará al informante que se revelará su identidad con carácter previo a su revelación, salvo que dicha información pudiera comprometer la investigación o el procedimiento judicial.

Destacar que, cuando la comunicación del informante se realice por canales que no sean los establecidos o a miembros del personal que no sean los responsables de su tratamiento, el receptor deberá enviar la comunicación al Responsable del Sistema con carácter obligatorio y a la mayor brevedad. El incumplimiento de esta medida puede suponer una infracción muy grave.

9. PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES.

Los datos que sean objeto de tratamiento se conservarán únicamente durante el tiempo imprescindible para decidir sobre la procedencia de iniciar una investigación sobre los hechos denunciados.

En caso de acreditarse que la información facilitada o parte de ella no es veraz, se procederá a su inmediata supresión desde el momento en que se tenga constancia de esta circunstancia, salvo que la falta de veracidad pueda constituir un ilícito penal, en cuyo caso se guardará la información por el tiempo necesario durante el que se tramite el procedimiento judicial.

En todo caso, transcurridos tres meses desde la recepción de la comunicación sin que se hubiesen iniciado actuaciones de investigación, se procederá a la supresión de los datos, salvo que la finalidad de la conservación sea dejar evidencia del funcionamiento del sistema. Las comunicaciones a las que no se haya dado curso se conservarán de forma anonimizada, sin que sea de aplicación la obligación de bloqueo prevista en el artículo 32 de la Ley Orgánica 3/2018, de 5 de diciembre.

  • Responsable del Tratamiento: EPSILON TECHNOLOGIES S.L.
  • Finalidad: utilizamos sus datos para atender las comunicaciones formuladas a través del Canal Ético y poder emitir una resolución.
  • Legitimación: el tratamiento es necesario para el cumplimiento de una obligación legal aplicable al responsable del tratamiento.
  • Destinatarios: sus datos serán tratados por el Responsable del Sistema, el departamento de RRHH, en caso de que pudieran proceder la adopción de medidas disciplinarias contra una persona trabajadora, los servicios jurídicos, los encargados del tratamiento que eventualmente se designen y el delegado de protección de datos.Será lícito el tratamiento de los datos por otras personas, o incluso su comunicación a terceros, cuando resulte necesario para la adopción de medidas correctoras en la entidad o la tramitación de los procedimientos sancionadores o penales que, en su caso, procedan.
  • Derechos: tiene derecho a acceder, rectificar, suprimir, oponerse, limitar y solicitar la portabilidad de sus datos personales. En caso de que la persona a la que se refieran los hechos relatados en la comunicación o a la que se refiera la revelación pública ejerciese el derecho de oposición, se presumirá que, salvo prueba en contrario, existen motivos legítimos imperiosos que legitiman el tratamiento de sus datos personales.